Conceptos y principios de la etiqueta empresarial

Conceptos y principios de la etiqueta empresarial

Al hacer mención acerca de las relaciones sociales debemos entender que todas sin excepción se rigen por ciertas normas y reglamentos. El código de estas reglas se llama etiqueta. El entorno empresarial, al igual que cualquier ambito de la vida pública, tienen sus propias reglas de conducta, que se denotan con dos palabras: etiqueta empresarial. Es un hecho que los clientes prefieren una compañía donde las personas son educadas que una donde no lo son. La etiqueta empresarial te servira para conseguir una comunicación exitosa, y con ello una oportunidad de negocio. Los aspectos que se deben considerar para mantener la etiqueta empresarial será la forma en la que te presentas, el contexto del interlocutor y la cortesía. En este articulo consideraremos con más detalle a que se refiere este término. 

¿Qué es la etiqueta empresarial?

Podemos decir que la etiqueta empresarial es un conjunto de principios y reglas morales que deben ser inherentes a una persona de negocios. Estos deben ser acatados.

La etiqueta empresarial surgió de la mezcla de etiqueta secular y militar. En el contexto de la globalización de las relaciones económicas, para evitar malentendidos entre personas de diferentes culturas, intentaron hacer que el código de etiqueta empresarial sea común a todos los participantes de las relaciones comerciales, independientemente de su cultura, nacionalidad o religión. Todo empresario que se respete debe conocer y aplicar los principios y las reglas de la etiqueta empresarial.

Aunque, una persona este alejada del mundo de los negocios debe tener algún conocimiento acerca de estas reglas. En la mayoría de los casos la ignorancia sobre el tema puede desencadenar situaciones vergonzosas si de repente entra en una organización con reglas de conducta estrictas.

La etiqueta empresarial moderna es una disciplina que se caracteriza por las siguientes funciones. 

  • Informativa: Principalmente la etiqueta empresarial está encaminada a informar a una persona acerca de las reglas y normas de comportamiento en la sociedad.
  • Estandarización de modelos de comportamiento individual y grupal: El conocimiento de las reglas nos brinda la oportunidad de actuar de acuerdo con las regulaciones de cada situación específica, facilita la incorporación al equipo y reduce la sensación de tensión psicológica en las relaciones comerciales. Estar informado y saber como comportarse en el ambiente empresarial es muy conveniente en un mundo globalizado.
  • Garantizar el control social: Con la ayuda de las normas y regulaciones en la sociedad, se evitan las anomalías de comportamiento indeseables que pueden dañar las relaciones, es conveniente que los miembros de una sociedad se comporten de acuerdo a las normas que rigen y lo mismo debe darse en el ambito empresarial.
  • Diplomacia, la lucha política: La adaptación y conocimiento de la etiqueta empresarial permite que el interlocutor o el oponente entiendan su actitud hacia ellos mismos. De esta manera una actuación y observancia deliberada de las reglas manifiesta la mala voluntad, la observancia exacta de todas las reglas puede indicar respeto y actitud hacia un resultado positivo de las negociaciones.
  • Identificarse con los demás: Creando una especie de confort psicológico. La etiqueta comercial es, ante todo, una manifestación de la cultura corporativa, el espíritu de equipo corporativo, ayuda a un empleado a sentirse parte de una organización.

Así como cualquier sistema de información, la etiqueta empresarial tiene su propia estructura, esta consta de macroética y microética. La macroética empresarial implica la interacción de organizaciones a nivel estatal e internacional.

En la medida que el nivel de negociación sea más alto, más seria será la atención que se preste al estudio de la etiqueta. La microética es la etiqueta intraorganizacional, esta considera las reglas de interacción entre subordinados, con clientes, con socios e incluso competidores.

Caracteristicas de la etiqueta empresarial 

La etiqueta empresarial es un área de etiqueta relativamente joven, pero sin embargo tiene una serie de características que definen la comunicación empresarial. Consideraremos con mucho más detalle estas características.

  • La importancia de la reputación en la comunicación empresarial. La reputación es en los negocios un aspecto vital para que las empresas se mantengan efectivamente operativas, perder su reputación en el mundo de los negocios significa prácticamente el colapso de la empresa. Todo gerente debe comportarse adecuadamente, ya que su nombre tiene un valor en el entorno empresarial, entre socios y clientes, y seguramente ha dedicado mucho esfuerzo y tiempo en ello. La etiqueta empresarial juega un papel importante en la formación de la reputación. Un gerente o empleado no ético puede fácilmente perjudicar la imagen de una empresa. Por lo tanto, es extremadamente importante asegurarse de que todo el equipo conoce al menos los aspectos básicos de la etiqueta comercial.
  • La concreción y la claridad: Este es otro componente importante de la comunicación empresarial. El establecimiento de objetivos es de particular importancia en las actividades de la organización, ya que por el bien del objetivo, todas sus actividades se llevan a cabo. La incertidumbre en la formulación del objetivo o la declaración inexacta puede llevar a consecuencias negativas. Una organización que no tiene una meta no tiene sentido, por lo tanto, no puede existir por mucho tiempo.
  • La cooperación mutuamente beneficiosa: Este también es un elemento importante en el arte de la comunicación empresarial. Un empresario exitoso debe saber que la cooperación mutuamente beneficiosa es la mejor manera de lograr una asociación que genere rentabilidad. Las relaciones comerciales siempre implican la noción de relaciones mutuamente beneficiosas.

Por ello, no se debe subestimar la importancia de la etiqueta en los negocios. Al mostrar un comportamiento poco ético en la vida cotidiana o en la sociedad secular, se pone en juego la reputación no solo como persona sino como empresario. 

En el ámbito empresarial un error, mala reputación o comportamiento no adecuado puede ser la causa de la perdida de su puesto de trabajo y con ello la disminución de sus ingresos. 

Tipos de etiqueta empresarial

A continuación señalamos los tipos más comúnes de etiqueta empresarial: 

  • Etiqueta de comunicación con los clientes.
  • Etiqueta de comunicación electrónica.
  • Etiqueta en llamadas telefónicas.
  • Etiqueta de la cabeza.

Comunicación con los clientes

La regla fundamental de la etiqueta de comunicación con los clientes comienza con el cliente siempre tiene la razón. Una comunicación apropiada con los clientes implica una comunicación extremadamente educada, amigable y respetuosa. No puede interrumpir, levantar la voz, enojarse con el cliente. El empleado siempre debe mantener la calma y prestar la misma atención a las personas, brindando un servicio igualitario. Es necesario dar al cliente una respuesta oportuna de lo que se está escuchando, su problema es importante para la empresa. Todas estas reglas se logran mediante la entonación de los empleados, gestos, y expresiones faciales.

Las empresas orientadas a la satisfacción del cliente deben prestar especial atención a la capacitación de sus empleados, la comunicación con los clientes. La cultura de comunicación con los clientes afecta directamente los ingresos de la organización: no hay clientes, no hay ingresos.

Correspondencia por correo electrónico

El vertiginoso desarrollo de las redes brinda un abánico más amplio de oportunidades en la comunicación. La etiqueta de comunicación electrónica es uno de los principales tipos de comunicaciones a distancia de negocios en el mundo moderno. Para una efectiva correspondencia electrónica se deben seguir las siguientes reglas:

  • Llenar todos los campos del correo electrónico.
  • Dirección clara y nombre del remitente.
  • Indicación obligatoria del asunto de la carta.
  • Correspondencia del texto de la carta adaptada a las reglas o normas de correspondencia comercial.
  • Respuesta obligatoria a una carta comercial entrante, con la excepción del correo no deseado.
  • La información confidencial por correo no puede ser enviada.

Indiscutiblemente, los requisitos para el texto de la carta son relativamente los mismos que para el discurso oral, no debe faltar la cortesía. Pero, además, hay una cierta especificidad. Por ejemplo, no puede escribir palabras en el registro "mayúsculas", puede tomarse como una urgencia. La regla para finalizar con la presencia de una firma electrónica. También se debe especificar varias formas de contacto como el teléfono, fax, correo electrónico.

Cuando enviamos un correo a un ser querido, familiar o un amigo, se pueden usar los emoticones para agregar colores y hacer la comunicación más divertida. En las cartas comerciales y las cartas que se envian a los clientes, no se recomiendan este tipo de imagenes, ya que se tomaría como una falta de respeto y un trato no adecuado en el ambito empresarial. 

En los mensajes vía correo electrónico evite textos con colores. Envia mensajes cortos y con pocas abreviaciones. No uses direcciones con apodos de chat o personales. Lo mejor es usar una dirección con nombre y apellido.

Conversación telefónica

Cuando se va a tener una conversación telefónica de negocios se debe prestar atención al lenguaje y trato formal, este tipo de comunicación implica la siguiente secuencia de acciones:

  • Es idóneo pensar acerca del tema de la conversación por adelantado.
  • Se debe iniciar con un saludo formal.
  • Preséntate y presenta a la empresa.
  • Debes mostrarte respetuoso a las preguntas y comentarios del interlocutor.
  • Termina cortésmente la conversación.

Es importante que durante la conversación telefónica, trate de preguntar lo menos posible, para no distraerse. Lo ideal es que en cualquier conversación de negocios el tiempo invertido sea mínimo. Para lograr la ubicación y la lealtad, se recomienda ponerse en contacto con la otra persona tantas veces como sea posible. Debe poner atención a la entonación, siempre puede determinar una actitud positiva u hostil a través de ella.

Etiqueta de la cabeza

Cuando se habla de la etiqueta de la cabeza su esencia es el arte de la comunicación con socios comerciales, subordinados, altos directivos y clientes. Generalmente, las autoridades se distinguen por la calma, la compostura y la cortesía. El líder debe escuchar a sus subordinados, en situaciones difíciles para conectarse y relacionarse más con ellos y ayudarlos.

En Rusia, los estándares éticos en la comunicación empresarial son relativamente reciente. Se puede decir que más de la mitad de los fracasos de las empresas nacionales se producen debido a la falta de comprensión de la esencia de la etiqueta y el fracaso de sus normas.

Reglas básicas de la etiqueta empresarial

No existen tantas reglas de etiqueta empresarial, pero su observancia abre las puertas para establecer acuerdos y lograr nuevos socios.

  • El tiempo es dinero: Una persona de negocios debe tener conocimiento de los conceptos básicos de la administración del tiempo, valorar su tiempo así como a sus socios comerciales. No respetar la puntualidad en el entorno empresarial conduce a rupturas en los lazos comerciales, al abandono de nuevos contratos y el establecimiento de acuerdos.
  • Código de vestimenta: Las personas que lo rodean siempre forman su primera opinión sobre usted de acuerdo a su apariencia, usar un atuendo al estilo de negocios, accesorios, corte de cabello que le dará información y señales sobre usted como persona, su estatus y posición en la sociedad.
  • Escritorio: Un aspecto muy importante es el orden en el escritorio para una persona de negocios. Se debe mantener el orden y todos los artículos deben estar en su lugar. No olvides que el desorden en el escritorio, representa un desorden en su cabeza.
  • Alfabetización: El lenguaje de los empresarios es una cualidad inherente a cada hombre de negocios.
  • Actitud respetuosa hacia el oponente: Si actúa solo de acuerdo a su propio interés, todos los socios y clientes desaparecerán rápidamente. La opinión del oponente debe respetarse, incluso si no coincide con su punto de vista. El respeto, sin un altruismo excesivo, es la clave para acuerdos exitosos y negociaciones productivas.
  • El cumplimiento de los secretos comerciales: Esta es una norma importante de la etiqueta comercial. La información confidencial protegerá a la organización de la competencia desleal. La filtración de información en el peor de los casos puede llevar a la quiebra de la organización.
  • En el trabajo: Se debe hacer el máximo esfuerzo para realizar sus tareas. La capacidad de trabajar se convertirá rápidamente en un despegue en la escala de la carrera.
  • Los gestos empresariales: Las posturas cerradas, la vanidad, mirar hacia otro lado le dirán que usted es una persona misteriosa y poco confiable. Observe sus movimientos y posturas, una postura recta, una mirada confiada, la falta de quietud hablarán sobre usted como persona de negocios.
  • La observancia de la subordinación: Esta es también una regla importante en la etiqueta oficial. Es la característica principal del empleado, que cuida a los jefes en todas las áreas de actividad.

Seguir la estrategia de comportamiento ético por parte de todos los empleados de la organización conducirá a una mejor disciplina en la compañía, al ascenso individual y a los nuevos nombramientos dentro de la organización, y en el nivel externo la compañía fortalecerá sus vínculos y recibirá nuevas oportunidades. El conocimiento de los fundamentos de negocios por parte de una persona juega un papel importante cuando se trata de reclutar y elegir entre todos los candidatos exactamente la persona correcta.

Vea el siguiente video acerca de la etiqueta empresarial.