Etiqueta de negocios: Reglas básicas de conducta

Etiqueta de negocios: Reglas básicas de conducta

Es importante conocer los principios básicos de etiqueta cuando se trata con personas. Esto es necesario para crear un ambiente de apoyo en la sociedad y relaciones amistosas, particularmente la etiqueta de negocios es muy importante ya que relaciona el orden establecido de comunicación y comportamiento con el ámbito de las relaciones comerciales. El conocimiento y comportamiento con el ámbito de las relaciones comerciales. El conocimiento en esta área le ayudará a demostrar sus destrezas en la realización del trabajo ante sus superiores y colegas lo que le servirá también para obtener un puesto mejor.

Características

A menudo los empleados que conforman equipos de trabajo no tienen idea acerca de cuáles son las reglas de comunicación entre ellos, esto dificulta el contacto con sus superiores y colegas. En este caso, el empleado se siente en un callejón sin salida cuando tiene la necesidad de pedir un aumento de salario, presentarse correctamente ante nuevos empleados o ante el director.

De lo anterior se puede concluir que en las empresas conocer las reglas de la comunicación correcta es la clave para una gestión empresarial exitosa y también es el principal indicador de las habilidades profesionales del empleado.

Para profundizar en este tema es necesario obtener nuevos conocimientos y reglas. Con la finalidad de dar a conocer las características de esta área, se presenta a continuación:

La etiqueta en los negocios y su división:

  • Comportamiento no verbal: gestos, modales (apretones de manos, la forma de sentarse, ubicarse entre colegas).
  • Cuestiones de protocolo: la primera reunión, presentación a colegas o superiores, la ubicación de la persona en el hotel.
  • Comportamiento del jefe y el empleado.
  • Reglas de recepción para propietarios y visitantes de restaurantes, cafeterías, entre otras (mesas, propinas, disposición de los invitados en la mesa).
  • Código de vestimenta (las reglas para elegir un traje y la presentación personal de acuerdo con los criterios básicos).
  • Reglas para beber bebidas alcohólicas.
  • Las características del comportamiento en diferentes países (China, Japón, Alemania, India y muchos más países requieren diferentes maneras de comportamiento, consistentes con las tradiciones nacionales).
  • Maneras de negociar por teléfono.
  • Reglas de conversación en la red.
  • Reglas verbales de comunicación: La forma de construir oraciones, el uso de ciertas palabras, la regulación de la entonación, etc.

El concepto de etiqueta comercial incluye todas las normas y grupos de conducta en la oficina.

Funciones

¿Puede parecer que las reglas de comunicación que deben observarse en la sociedad son adecuadas para la esfera empresarial?. Para responder esta pregunta y disipar dudas sobre la necesidad de conocimiento en el campo de la etiqueta de trabajo, primero se consideraran sus funciones.

La etiqueta comercial es uno de los aspectos principales de la actividad profesional. A menudo, se trata de causar una impresión correcta a la persona con la que se realiza el acuerdo.

Un gran número de transacciones rentables para los empresarios no se llevan a cabo debido a la falta de conocimiento sobre la etiqueta comercial.

Los japoneses al darse cuenta de la gran importancia del correcto comportamiento en los negocios, al año gastan miles de millones de dólares. No se puede decir que esta inversión no tenga sentido ya que el éxito de la empresa y las transacciones depende de las habilidades del empleado para interactuar en el ámbito comercial e invertir en una empresa común.

Desafortunadamente, muchos empresarios no están tan familiarizados con la etiqueta profesional. Esto no se debe a la falta de voluntad del individuo para aprender cosas nuevas, sino a la gran ignorancia sobre las reglas de comportamiento y su importancia. Cabe mencionar que para que se lleven a cabo transacciones con éxito se deben conocer las perspicacias de la interacción con otros empresarios seleccionados.

La etiqueta moderna es casi la misma en muchos países aunque su cultura es diferente por eso al formar estas reglas se toman en cuenta todos los componentes de la cultura nacional.

Reglas básicas

Lista de algunas reglas que servirán como base para establecer relaciones con colegas y superiores en el trabajo:

  • La regla de oro de la ética es: "Trate a los demás como quiere que lo traten a usted". En verdad esta es la principal regla de comunicación en la vida. Una persona inconscientemente percibe su estado de ánimo en términos verbales y no verbales. Por lo tanto, siente una actitud tanto positiva como negativa dirigida hacia él. Si saluda a una persona con una cálida sonrisa, seguramente él le responderá de la misma manera. La misma regla funciona con un gesto descuidado o un saludo frío.
  • Su ropa no debería atraer demasiada atención. Todo el mundo quiere ser bella pero en algunas situaciones la abundancia de accesorios, un corte liberal o un traje excesivamente brillante pueden jugar en su contra. El interlocutor no puede concentrarse en la esencia de la conversación o simplemente tomarlo en serio. El estilo conservador es el más adecuado para el entorno empresarial.
  • La puntualidad es la regla principal del trabajo exitoso. No llegue tarde y retrasa el trabajo por mucho tiempo. La capacidad de hacer todo a tiempo demuestra una actitud seria hacia el trabajo y causa respeto de colegas y superiores. Los empleados puntuales tienen más oportunidades de obtener ascensos y mantenerse en buenos términos con los patrones.
  • Siempre mira tu discurso. Desde hace mucho tiempo la capacidad de hablar de forma correcta a la hora de explicar competentemente se valora a un alto nivel, las notas escritas por usted deben ser informadas y ordenadas.

¡No use expresiones obscenas y de jerga! En este caso, se expondrá desde un lado no muy positivo.

  • La observancia de la subordinación es obligatoria. No se debe mezclar las relaciones personales y de trabajo, esto traerá consecuencia lamentables.
  • Esta regla está relacionada con la anterior: no hable demasiado de usted. Siempre debe ser capaz de mantener distancia con una persona. De lo contrario, habrá una violación de la subordinación con colegas o jefes o incluso una gran cantidad de rumores que surgen de sus propias historias.

Sutileza en la conversación

Correspondencia comercial

Cada carta que escriba debe tener un estilo comercial. Las metáforas, digresiones líricas, una larga narración de cosas son completamente inaceptables, además las oraciones se deben formar correctamente en términos de gramática, ortografía y puntuación. Al crear un documento use solo papel adecuado, formularios, ingrese a una dirección válida. Un diseño competente de la carta demostrará su respeto por el destinatario.

Conversación en tiempo real

La regla más importante es la muestra de respeto por el interlocutor. Es necesario limitar todos los temas que pueden desalojar la conversación del camino positivo como por ejemplo hacer énfasis en su apariencia, estado civil, rumores o enfermedades. En este caso puede ser sospechoso de difamación, lo que causará sentimientos negativos hacia usted.

Los errores cometidos hacia el interlocutor constituyen el paso más desafortunado para construir relaciones comerciales.

Hable con calma, trate de evitar la gesticulación expresiva y aquellas que pueden convertir su conversación en una discusión activa. Si siente que un tema controvertido está a punto de aparecer intente cambiar el tema de la conversación educadamente y sin dificultades, si quiere refutar a su interlocutor debe hacerlo en un tono tranquilo y uniforme.

Hay algunas personas que debido a su temperamento rápido inmediatamente anulan todos los argumentos del oponente y se apresuran a convencerlo de lo contrario incluso sin permitirle una palabra al interlocutor. Este es un gran error, no trate que el oponente comporta su punto de vista solo exprésese con calma y entonces habrá una gran probabilidad de que le apoye. Pero no actúe al revés: aceptando apresuradamente todo lo que dice la persona porque irrita al igual que el desacuerdo constante.

Sea capaz de mantener una pausa en la comunicación, enfoque toda su atención en el interlocutor. Escuche atentamente lo que dice, puede reaccionar con pocas exclamaciones o asintiendo con la cabeza. En este caso el orador estará encantado de comunicarse con usted y el contacto ya estará establecido.

Al dirigirse al interlocutor su tono de voz no debe ser demasiado ruidoso o silencioso ni hablar en forma amenazadora o burlona. Es aconsejable no retrasar al interlocutor durante más de 10 minutos de lo contrario la conversación puede aburrir a la persona. Cambie los interlocutores amplie el circulo de comunicación para que se pueda observar la medida temporal correcta de la conversación.

Si la conversación se prolongó y los temas para la misma se terminaron una buena manera de detener la conversación es hacer una llamada urgente por ejemplo.

Reglas de comunicación por teléfono

Hablar por teléfono es de gran importancia en la conducción de conversaciones comerciales ya que esta herramienta le permite dar órdenes, pedir algo y mantener una conversación de negocios. Especialmente útiles son las conversaciones telefónicas en los casos en que el interlocutor está muy lejos, por medio de una conversación telefónica se determina cuando una persona quiere tratar con usted en tiempo real por lo tanto esta parte de la etiqueta debe tomarse enserio.

La particularidad de llevar a cabo conversaciones telefónicas para enunciar brevemente y claramente la idea principal con la finalidad de obtener una repuesta. El tiempo empleado por el suscriptor debe ser corto por ejemplo: un empleado de una empresa japonesa está obligado a resolver todos los problemas que surjan utilizando el teléfono tres minutos de los contrario simplemente quedará sin trabajo.

Si al hablar se extiende demasiado tomando el tiempo de otra persona lo más probable es que provoque irritación y gane una reputación como parlanchín.

La base para conversaciones telefónicas exitosas es tacto, buena voluntad (esto se aplica no solo a las palabras y expresiones, sino también a su tono) el deseo de ayudar prontamente al interlocutor en su problema. Es importante establecer confianza mutua, que se basa principalmente en su actitud positiva.

El verdadero estado de ánimo del hablante siempre se nota, por mucho que trate de ocultarlo.

No necesita hablar lenta y silenciosamente porque en este caso la expresión moderada juega un papel. Todo depende de su capacidad de interesar al interlocutor y de fijar su atención en el objeto de la conversación, por eso debe hablar convincentemente y con total confianza en su conocimiento y compentencia.

No descuide el significado de la entonación: Los psicólogos dicen que una persona percibe casi la mitad de la información con la entonación del interlocutor. Hable con calma y sin problemas, no trate de interrumpir al interlocutor.

Si tiene emociones negativas para el orador, no muestre su verdadera actitud y en cualquier caso respete con buena voluntad y cortesía.

Si el interlocutor está de mal humor y trata de refutarle, hacer acusaciones infundadas y comenzar una disputa, no le responda de la misma manera, demuéstrele que en parte está de acuerdo con su opinión y trate de entender sus motivos. Utilice expresiones estrictamente profesionales, exponga todo de una manera clara para que pueda llevar al interlocutor a un callejón sin salida.

Hablar por teléfono puede ser complicado por el hecho de que escuchar los nombres de ciudades, nombres complejos y términos puede ser difícil. Las palabras largas se pronuncian lentamente y si el suscriptor escribe una dirección durante una conversación, entonces usted puede dictarla por letra, esto obviamente no hará daño a nadie.

Aquí hay una breve lista de frases que puede necesitar para comunicarse por teléfono.

Solicitudes:

  • "Lo siento, ¿podrías llamarnos un poco más tarde? "
  • "Por favor, repítelo de nuevo, si no tiene incoveniente".

Disculpa

  • "Me disculpo por la llamada tardía".
  • "Me disculpo por la larga conversación forzada".

Gracias

  • "Gracias por el consejo, sin duda tendremos en cuenta sus propuestas".
  • "Gracias por prestarnos tu atención".

Deseos:

  • "Todo lo mejor".
  • "Que tenga una buena tarde".

Respuestas a cualquier solicitud:

  • "Por supuesto, te ayudaremos".
  • "Sí, por favor".

Respuestas a una disculpa:

  • "No te disculpes, todo está bien".
  • "No se preocupe".

Respuestas a la gratitud

  • "Me alegra hacerte el favor"
  • "No se preocupe usted, este es mi trabajo"

Errores que se pueden tolerar en una conversación telefónica:

  • Cuando el suscriptor no está claro en lo que necesita, es conveniente especificarle: "Lo siento, este es el número 536-27-679? "No necesita preguntar:" ¿Llegué allí? " ¿Quién eres? "Si marcó un número de suscriptor y hubo una necesidad urgente de distraer la llamada dígale que volverá a llamar en unos minutos. No haga que la gente espere en la comunicación.
  • Intente marcar el número exacto. No haga una pregunta como: "¿Qué estás haciendo el viernes por la noche? "Es mejor aclarar si será difícil para él reunirse precisamente el viernes por la noche".

Es incorrecto decir "sí" o "alo" al comienzo de la conversación. Mejor educadamente decir hola y decir el nombre de la compañía.

  • Es necesario llamar en el momento correcto porque en la noche o a la hora del almuerzo definitivamente complicarán al interlocutor. Antes de comenzar una conversación no se salga de control. No conduzca diálogos paralelos.
  • Evite los monólogos largos y no se olvide de escuchar al interlocutor. Preguntas como "¿Con quién estoy hablando? " ¿Qué quieres? "Suena extremadamente groseras y convierten una conversación de negocios en un clásico interrogatorio.

Etiqueta internacional

Lo específico de negociar con extranjeros no es solo la diferencia de costumbres, sino también las características de su nacionalidad. Por ejemplo: los estadounidenses y los italianos pueden hablar libremente en tonos elevados, mientras que los ingleses intentan mantener una conversación tranquila. Los interlocutores hispanos tienden a permanecer cerca el uno del otro durante el intercambio de información, mientras que para otras nacionalidades es importante mantener la distancia.

El saludo en cada país ocurre de diferentes maneras, en algunos países el apretón de manos al tratar con mujeres no es apropiado por lo que será lógico esperar hasta que la mujer misma le dé la mano. El apretón de manos no debe ser demasiado fuerte. En América Latina generalmente saludan con abrazos, en Asia a menudo se inclinan. En Francia y el Mediterráneo a menudo se recibe con un beso en la mejilla.

Frecuentemente la tarea principal en el intercambio de información es la correcta interpretación de las propuestas al traductor. Es necesario evitar el uso de grases ambiguas por eso se debe hablar de forma lenta y clara. No cite poemas, unidades de fraseología y expresiones similares que sean dificiles de traducir ya que esto lleva mucho tiempo.

Si tiene la sensación de que la situación ha surgido de manera poco amistosa debido al malentendido asociado a la traducción no lo deje así. El intérprete puede pedirle a usted y a la otra persona que expresen su punto de vista de nuevo para determinar todas las preguntas que han surgido y para suavizar cualquier posible incomodidad.

Apariencia

No puede descuidar tu apariencia porque la primera impresión forma la actitud hacia una persona:

  • Una persona que se ve limpia y ordenada causa confianza, da la impresión de que en cuestiones profesionales es precisa y atenta.
  • No combine un traje de negocios con calzado deportivo. Esta opción arruina todo el estilo de negocio pero si hubiera la necesidad de usar una bolsa deportiva elija una bolsa de un color igual al traje.
  • Algunas chaquetas se usan con mayor frecuencia sin corbata pero esta opción no pertenece al estilo comercial oficial.
  • Dele preferencia a los colores de vestuario clásicos y a una corbata discreta sin un patrón brillante. Los calcetines también deben ser de color oscuro. Esta es una imagen ideal para una persona de negocios.
  • El lazo atado debe ser de longitud media es decir debe llegar al final de la hebilla del cinturón.
  • La apariencia de las mujeres no debería llamar mucho la atención. El escote recto es inaceptable, el maquillaje debe ser en tonos claros. El cabello debe llevarse cuidadosamente y los accesorios deben usarse en cantidades limitadas.

Conocer las reglas de la etiqueta de negocios lo ayudará a desenvolverse con éxito en el lugar de trabajo y a construir la relación correcta en el mismo.

La capacidad de comportarse adecuadamente, expresarse de manera, pasar desapercibidamente las situaciones de conflicto y verse bien describen a una persona exitosa. Se espera que las reglas anteriores lo ayuden a unirse con éxito al equipo y realizar muchas transacciones exitosas.

En la entrevista debe escuchar atentamente las preguntas del líder para poder tener claro el contenido y entrar en la comunicación del equipo. Todas estas recomendaciones lo ayudarán a unirse al equipo y comprender las reglas del protocolo de la compañía.

En Inglaterra, Italia y los Estados Unidos los requisitos para la etiqueta de negocios son completamente diferentes a los de otros países pero la esencia de la etiqueta comercial y su definición siempre es la misma.

Más información sobre la etiqueta comercial, podra observar en el siguiente video.