La Comunicación Empresarial

Psicología de la comunicación empresarial

Actualmente, la manera en que las organizaciones se comunican, es de vital importancia para su supervivencia dentro del mundo empresarial, puesto que es imprescindible entender que esta puede ayudar a lograr los objetivos de la empresa y su gestión diaria.De manera qué a diario observamos que la expresion y participacion comunicacional de los empresarios en el mundo es cada vez más notable y determinante. Por lo que ha sido necesario ampliar y diversificar la manera de comunicarse con los clientes, usuarios y relacionados. 

¿Qué es la comunicación?

Por definición, la comunicación es un proceso de intercambio de información, entre personas a través de un sistema común de còdigos o símbolos. En esta definición de comunicación se incluyen dos aspectos muy importantes:

  • En primer lugar, existe un mensaje que se desea transmitir, a un receptor, que pueden ser hechos, sentimientos, e ideas, entre otros.
  • En segundo lugar, es muy importante que el mensaje sea transmitido a través de un código que sea comprensible tanto para quien lo emite como para quien lo recibe, como parte fundamental  en el proceso de comunicación. Solo se logrará el entendimiento cuando el destinatario del mensaje lo entienda o asimile en el mismo sentido que el remitente. Por lo tanto, la correcta interpretación del mensaje es de gran importancia.

En cuanto a la comunicación empresarial, es el intercambio de información, hechos e ideas relacionadas con el negocio. Y ante la globalización y el auge de nuevos esquemas de difusión de la información, todas las empresas, grandes o pequeñas, requieren de una comunicación empresarial apropiada, tanto en el ámbito  interno como en el externo.

De tal manera, que el manejo de información que tiene el usuario acerca del producto que adquiere, juega un papel preponderante dentro de los nuevos esquemas de la comunicación.

Caracteristicas de la comunicación empresarial

  • Entre las principales características de la comunicación empresarial destacan los siguientes componentes:
  • Segmentación: partiendo de la premisa de que en general los empleados de una organización, gestionan diferentes necesidades e intereses cuando se trata de comunicacion empresarial. Esta debe ser segmentada, a fin de atender las necesidades específicas de cada audiencia. Por ejemplo, la información y las relaciones con clientes tanto internos como externos es diferente para los empleados que trabajan en un entorno administrativo, que los empleados que trabajan en la producción de bienes o servicios.
  • Concreción: La comunicación empresarial debe ser siempre específica, para minimizar los errores o malos entendidos.
  • Exactitud: es muy importante que la gestión de la comunicación sea precisa, puesto que si se difunde información errada o inexacta, la organización o el ente emisor tenderá a perder credibilidad. Asimismo la comunicación efectiva debe ser precisa tanto en términos de contenido transmitido como en términos de gramática, ortografía y puntuación.
  • Puntualidad: es indispensable que la comunicación sea gestionada de manera oportuna, de manera que los empleados sean conscientes del comportamiento y las novedades que ocurren tanto dentro como fuera de la organización, que afecten su funcionamiento.
  • Repetición: en el ámbito de la comunicación empresarial comercial es imprescindible, gestionar el proceso de comunicación tan frecuentemente como sea necesario para que el mensaje alcance a la población que se ha decidido abordar. Asimismo, es muy importante mantener actualizada la plantilla de empleados activa, a efectos de gestión de información de la organización.
  • Multicanalidad: Se debe tener en cuenta que a consecuencia de la globalización y la consolidación de nuevos medios o tecnologías de comunicación, las organizaciones tienen diversos canales de comunicación; desde los tradicionales como los impresos, tablones de anuncios y reuniones, hasta los nuevos y más innovadores como el correo electrónico, blogs, y sitios de redes sociales. De manera que es muy importante gestionar la comunicación empresarial a través de todos los canales que la organización tenga disponibles para garantizar que los empleados reciban información oportunamente.
  • Inmediatez: Según los expertos, la comunicación directa sigue siendo la más efectiva, y debe utilizarse siempre que sea posible. Sin embargo,y aunque  en organizaciones muy grandes esto puede ser difícil, existen alternativas que facilitan la difusión de la información como , video conferencias, seminarios web, o espacios virtuales.
  • Posibilidad de intercambio y realimentación: es importante que los integrantes de la organización, puedan compartir sus impresiones, opiniones y pensamientos con los niveles jerárquicos superiores, como parte del proceso de realimentación y mejora de los procesos.

A veces es necesario relacionarnos, y compartir con alguien que no te gusta o que definitivamente no puedes soportar en el ámbito personal. Pero por el bien de su trabajo, y en pro del beneficio del funcionamiento y el éxito de la organización,  es importante mantener buenas relaciones comerciales con ellos. Recomendamos, tomar un tiempo para conocer a esa persona, y establecer puntos en común que permitan dar fluidez a la comunicación y se logre concretar el objetivo planteado por la organización, para esta relación específica.

Es importante ser consciente de que no todas tus relaciones comerciales serán grandiosas; pero al menos pueden ser viables, de ahí la importancia de la buena comunicación.

Unos de los elementos esenciales para construccion una gestión exitosa de la comunicación empresarial, es a través de la cultura corporativa que estimule el sentido de pertenencia, mientras que establece un código de etiqueta comercial en el trabajo,que según investigaciones  está directamente relacionado con el volumen de la rotación comercial de las empresas.

Reglas y principios de la comunicación empresarial

Existen seis principios básicos avalados por Psicólogos expertos en comunicación empresarial:

  • Reciprocidad: El principio de reciprocidad se refiere al intercambio de valores que generen beneficios mutuos por intereses compartidos, lo que propicia una base sólida para la construcción de relaciones de negocio qué ganar - ganar.
  • Persuasión: La persuasión es un proceso que pretende generar una matriz de opinión determinada a cerca de un tema. De manera que podamos influir en la toma de decisiones o simplemente hacernos con la confianza de una persona basados en nuestro conocimiento o gestión de la información .
  • Coherencia: Es muy importante mostrar coherencia entre el decir y el hacer, cumpliendo con sus obligaciones y compromisos, esto es un valor que lo distingue del resto; y elevará el impacto de su comunicación . 
  • Secuencia: Sea siempre consistente en sus acciones y manténgase fiel a los principios de su negocio.
  • Consenso:  El consenso es posible si se tienen valores y objetivos en común, y existe un acuerdo sobre temas específicos enfocados en una dirección común. Lograr un consenso implica que todos aceptan y apoyan una decisión y comprenden los motivos de su adopción.
  • Empatía: Generalmente, interactuamos mejor con personas con las que tenemos puntos de encuentro, intereses e ideas en común, con las que nos sentimos cómodos con personas que son similares a nosotros en el vestir, la edad, el estatus socioeconómico. Asimismo, el atractivo físico  juega papel relevante en este aspecto, sin embargo; la empatía también es muy efectiva.  

Fundamentos éticos de la comunicación empresarial

Por norma la comunicación se debe caracterizar por directa, honesta y mutua. Si hay algo oculto en la comunicación o de alguna manera se pretende sacar provecho de la otra persona se pierde la ética en este proceso y puede entorpecerlo.

La ética y la moral, como conceptos se relacionan entre sí, sin embargo; es muy importante reconocer la diferencia entre ambas, la moral es una idea de lo que está bien y lo que está mal, y la ética son principios de comportamiento que están influenciados por las creencias morales. Por lo tanto, la ética en la comunicación es altamente dependiente de los principios morales:

  • Honestidad: En líneas generales, la comunicación ética es una comunicación honesta, qué supone estar abierto, ofrecer voluntariamente cualquier información que se tenga, incluso si amenaza sus propios intereses a corto plazo. La confianza en las personas está estrechamente relacionada con la honestidad. Crear un entorno de confianza es el camino más efectivo a la comunicación ética en un entorno empresarial.
  • Apertura: La apertura es estar abierto y respetar diferentes ideas y opiniones expresadas, así como estar listo para expresar sus propias opiniones, incluso si no espera que sean aceptadas, como uno de los puntos clave de la comunicación ética.

En un entorno de negocios donde las personas no se puedan expresar libremente, no prevalece ética, lo que es perjudicial para el éxito de una organización.

 

  • Lealtad: En el contexto de las comunicaciones comerciales, la lealtad se refiere al  respeto y fidelidad a los propios principios morales, a los compromisos establecidos con personas u organizaciones
  • Construcción del consenso: La comunicación ética es fundamental para la construcción de conceptos o acuerdos comunes centrados en los objetivos de la organización y sus relacionados.

Tipos de interlocutores

Para gestionar eficazmente el proceso de comunicación, y concretar acuerdos  a través de conversaciones, es importante saber el tipo de interlocutor con el que nos estamos relacionando. A continuación se presentan los seis tipos que existen:

  • Reflexivo: Se caracteriza por interesarse y conocer el estado de ánimo de la otra persona. Su habla es suave, tranquila, es sensible, entiende al interlocutor y le gusta entablar relaciones con otras personas.
  • Juez: En este caso el interlocutor posee la habilidad de analizar los temas o situaciones, sintetizar las ideas principales y luego explicarlos de manera directa y convincente.
  • Noble: El interlocutor noble, gestiona un proceso de comunicación abierta, lo que facilita el proceso. Generalmente está enfocado, y siempre va directo a la meta.
  • Político: Se caracteriza por ser  diplomático y utilizar la comunicación para poner fin a los conflictos. También habla en voz baja, es encantador y hace que la gente se sienta cómoda y a gusto con él.
  • Sócratico: El interlocutor del tipo Sócrates, es un experto solucionador de problemas, que convence a los demás exponiendo en largos debates sus puntos de vista. Usualmente está bien informado, y sus opiniones son apreciadas y aceptadas por otros.
  • Oficial: Este es un tipo de interlocutor muy perspicaz y de mente estratégica, que utiliza la comunicación para realizar sus sueños y tener éxito en el trabajo y en el hogar. 

Estilos y trucos

Existen según los expertos cuatro estilos básicos de comunicación: analítico, intuitivo, funcional y personal. Si bien es cierto que ningún estilo de comunicación es inherentemente mejor que otro, es importante elegir el estilo adecuado para establecer comunicación con una audiencia específica:

  • Estilo analítico. La comunicación analitica implica operar con datos duros y números reales. Generalmente, se comunican sin emoción durante una conversación y solo expresan datos y hechos comprobables. Lo que permite observar y evaluar los problemas de manera lógica e imparcial. La desventaja potencial de tener un estilo de comunicación analítica es que puede resultar frío o insensible.
  • Estilo intuitivo: Este estilo de comunicación se caracteriza por englobar el tema omitiendo los detalles, para evitar distraer el fin último de la comunicación. Lo que abordar el problema como un todo sin evaluarlo por partes o etapas. Su ventaja más significativa es que se transmite la información de forma rápida y precisa, sin embargo;  en una situación que realmente requiere detalles, es posible que sea esta la más conveniente. 
  • Estilo funcional: Se centra en lo metódico como herramienta para la evaluación de información detallada, expresada en términos precisos. Las personas que se comunican con este estilo son buenos intérpretes que consideran todas las variables que operan alrededor de la situación. Una desventaja potencial de este estilo, es que la comunicación se puede perder la atención de la audiencia por la cantidad de detalle con la que se aborda.
  • Estilo personal: Emplea la conexión emocional con los interlocutores, de manera que permite crear un vínculo de confianza, llegando a construir relaciones personales profundas. Los comunicadores personales se caracterizan por por ser buenos oyentes, diplomáticos, buenos gestionadores de conflictos, que establecen excelentes relaciones interpersonales , capaces de conectar con con muchas personas. La desventaja de este estilo de comunicación es que a veces puede molestar a los interlocutores de tipo analítico quienes son más racionales y lógicos. 

Le invitamos a conocer más sobre las habilidades de comunicación empresarial en el siguiente video.